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メモを取らない新人・部下にノートをとらせる方法 忘れるくせにメモしない


 仕事ができない人の10の特徴 メモをとらない・言い訳がうまいでも論争になっていて、一家言持っている人が多そうなメモの話。
部下がノートを取らないんです- ITmedia(2012年9月5日08時00分)

 「部下が指示したことを忘れちゃって、言ったことを全部できないことがよくあるんですよね」「そうそう、ノート取らないんだよねえ」「ノート取らないからすぐ忘れちゃう」「勘違いしていることもあるし」と、部下がノートを取らないことでマネジャーたちが盛り上がることはよくある。

 「こっちが真剣に教えているのに、ノート取らない若手には、どうしたらいいでしょう」と尋ねられることもある。こういうとき、私はすかさずこう答えることにしている。

 田中 「ノートを取らないから忘れたり、勘違いしたりすると明らかなんですよね。だったら、教えなければいいんじゃないんですか?」

 マネジャー 「え? どういうことですか?」(きょとん)

 田中 「ですから、ノートを取らない人には教えなければいいんですよ。教えるから、ノートとペンを持ってきなさい。手ぶらの人には教えない、と言えばいいのです。そして、目の前で書かせればいいのでは?」

http://news.infoseek.co.jp/article/itmedia20120905004enterprise

 そもそも教えないというもの。メモは取らない方がむしろ良いって人がカッカしそうな話ですね。

 ただ、これは「部下が指示したことを忘れちゃって、言ったことを全部できないことがよくあるんですよね」というときの話です。

 私も仕事ができない人の10の特徴 メモをとらない・言い訳がうまいでちょっと書いたように、メモしない人は普通に物覚えが悪い傾向を感じています。


 同じく以前書いたのですが、メモする人はそもそも覚えようとする意志が強い人が多いのでは?と感じます。

 メモするにしてもしないにしても、やはり覚える気がないというのが問題であり、以下はただメモすりゃいいってもんじゃないよって話。
 書いたプログラムがうまく動かなかったため、部下がリストを出力して、上司や先輩のところに持ってくる。あれこれ指導してもらって、教わったことをそのリストに記載する。習った通りにプログラムに修正を加えると問題は解決した。「ああ、よかった」と思い、そのリストをどこかにしまいこむか廃棄してしまう……。

 次に似たようなことが起こったとき、そのメモは見つからなくなってしまう。会議で出た話は会議用の資料上にメモするし、先輩との会話で教わったことはその時手元にあった資料に書き込む。そのこと自体は悪いとは言えないのだが、結果的にメモが分散されるので、後で検索しづらいという課題が残る。その時々で記録する媒体を変えてしまうから、こういうことになる。

 そういう若手の動きをよく観察したあるマネジャーは、「ノートの固定化」を思いついたという。

 ある新入社員の指導に当たっていたマネジャー氏は、彼に大学ノートを1冊与え、「OJTのQ&Aノート」と表紙に書かせた。そして、教えてもらったこと、質問に答えてもらったこと、あるいは注意を受けたことなど、なんでも構わないから「習った順番」にノートに記録していきなさい、と指示を出した。「IT関連」「業務関連」などとタグをつけてページを分けるのではなく、とにかくシーケンシャルに日付と内容を記録していくのだ。後日ノートを見ると、「関数の使い方」「交通費清算の仕方」と並んで、宴席で教えた「魚の顔は左」というメモもあったそうだ。

 ポイントは以下の3点だそうです。

1. ノートを1冊に決めて固定化する

2. 内容で分類せず、発生順に記録する

3. Q&A形式で記述する


 分類しないってのは不思議ですね。私はどうしても分類したくなってしまいます。


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