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意味なし会議が多いし長い?簡単に会議を減らして効率化する方法


 ビジネスマンはビジネス本より科学の本などを読むのがおすすめの続き。

 会議が無駄、意味がないとか、多すぎて会議に忙殺されて他の仕事ができないとかって話はよくあります。そんなときに役に立つ画期的なアイデア。会議を減らす簡単な方法があったようです。
怒る経営者、上司が、筋違いなワケ:日経ビジネスオンライン ライフネット生命会長 出口治明さん(その4) 高島 宏平 2013年11月18日(月)

出口:ライフネット生命は今こちらのビルの3つのフロアを借りています。

高島:たしか、もともとはワンフロアでしたよね。

出口:そうです。人数が増えたので3フロアになったのですが、ただし、会議室を増やしていない。

高島:どうして?

出口:会議室が増えなければ、会議も増えないからです。
http://business.nikkeibp.co.jp/article/interview/20131021/254852/?n_cid=nbpnbo_mlt&rt=nocnt

 これはもちろん上の人が決断しないとダメですね。普通の会社の上の人は、「会議が多くて会議室が使えない? じゃあ、簡易に仮設の会議室を作ろう」となります。まあ、私の勤めていた会社での実話なんですが…。

 あと、会議に関しては、アイリスオーヤマは工場の3割が空き状態 会議室なしの立ち会議もというのを書いています。ここにいたっては会議室ゼロです。

 会議の話がまだあるので、ライフネット生命の話に戻ります。"会議室の予約は、原則30分、もしくは1時間単位"としているそうです。これはうちもそうでしたけどね。ただ、すごいのが"ダラダラと会議をしていると、次の人がドンドンドンとドアをノックしてきて、追い出されます"という話。こういうのはありませんでしたわ。

 上記の会議室の話は"人間のクセがいったんわかれば、マネジメントに応用できるようになります。人間のクセを理解して仕組み化するわけですね"という例で出てきた話でした。

 "「ムダな会議を減らそう」「会議のスピードを上げよう」なんてスローガンを訴えてもムダ"という話です。これも私の勤めていた職場では耳の痛い話。スローガンみたいな目標なんかはいろいろありましたが、守れた試しがありません。

 会議の効率化に関する話がまだあります。
出口:会議から紙を追放しました。では、資料はどうするかというと、壁にプロジェクターで投影します。すると、ごちゃごちゃと文字が多い資料は、離れて座っている人からは、よく読めない。すると、「ごちゃごちゃして読めへんぞ」と文句が出る。すると、そう言われた側は、誰でも一目でわかるようなそぎ落とした資料を作るようになる。結果、資料からムダがそぎ落とされ、資料の質もあがっていきます。

 いやぁ、これもトップの見識があってこそですよ。手元の資料ではなく、もともと発表を想定したプレゼン資料なのですが、こんな経験があります。

 私は大学時代に「そんなもの見えないんだからごちゃごちゃ文字は入れるな」と叩きこまれていたので、できるだけ文字を入れないという作りをしてきました。出口さんと同じ考え方ですね。

 で、会社の上の人に言われて、プレゼン資料をそのように作っていました。打ち合わせでも若めの人から似たような話が出ていたというのもあります。ところが、会社のお偉いさん方はそういうものは、好みじゃないみたいなんですね。何回か使ってもらった後に上の人に言われて、結局全部作り変えました。

 まあ、お偉いさんいわくお客さんもそっちの文字だらけの方で「好評だった」って言っていたので、それで良かったようですけどね。考えてみれば、相手もそれくらいのお歳なのでしょう。年齢的にはむしろ見えづらいんじゃ?と思いますが、思想的には合うのだと思います。

 そう考えてみると、出口治明会長は特殊です。1948年生まれで65歳。むしろものすごく高年齢なのですけど、発想は若いです。


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