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仕事が早い人になるには? 効率よく仕事をこなす7つのコツ


2014/3/13:
●仕事はまとめて一気にやるという心構えが大事?
●仕事が早い人になるには? 効率よく仕事をこなす7つのコツ
●あるある!上司の指示通りに作ったら偉い人が出てきて…
●手を抜かない完璧主義者が良い仕事をする…は嘘だった!


●仕事はまとめて一気にやるという心構えが大事?

2014/3/13:更新止まっていますけど、モジログというサイトさんがあってその中でおもしろかった話が、1分だけやるでした。

 精神論ではない仕事を速くこなす技術(2011-12-08)というページを紹介したもので、7つあげられている「仕事を速くこなす技術」で、3つめの「1分だけやる」が、特にいいと思うと書かれていました。この「1分だけやる」のポイントは、以下のように2つ挙げられています。

1)タスクを小さくする 仕事を分割し、目標を低くすることで、着手しやすくする。
2)タスクを途中でやめる 途中でやめると、人間は気持ち悪いと感じるので、さらに続けたくなる。


●仕事が早い人になるには? 効率よく仕事をこなす7つのコツ

 なお、元ネタは"1から順番に上から今の仕事に適用していってはだめ。これを2→5→7→6→4→3→1の優先順で今の仕事に適用して見直すのがお勧め"というアドバイスに基いて並べ替えられたバージョンも出ていました。この[じ] 「精神論ではない仕事を速くこなす技術」のfromdusktildawnさん添削Verをもとに、 多少言葉を変更しながら7つのコツを紹介していきます。

(1)作業よりも目的が大事
 仕事とは目的を達成することであり、相手から頼まれた作業をこなすことが必ずしもベストなやり方とは限らない。そのため、その仕事は誰のために、何のために必要で、ゴールは何がどうなっている状態なのか、をしっかりヒアリングすることが大事。

(2)意思決定者のためにやる
 多くの場合、仕事とは「関係している一番偉い意思決定者が満足するものをつくること」。だから、誰がその仕事の成果を評価する役割を担っているかを常に追いかけて、彼のニーズ・評価基準を見つけ出そう。これをするだけで、後からひっくり返されることがなくなる。

(3)重要じゃないところは手を抜く
作業の中で「適当にしていいもの」「絶対に抑えて置かなければならないもの」をヒアリングをして見つけ出し、手を抜けるところは徹底的に手を抜く。時間内に求められたアウトプットを出すことが仕事の目的なので、捨てるべきは捨てよう。

(4)10分の1くらいの未完成の状態で確認する
作業をする方向性の大枠が決まったら、その状態で見せるとムダな差し戻しが防げる。相手がダメ出しをする部分を先に出し尽くせば、ムダな差し戻しなく作業ができる。

(5)遠慮無くパクれ
組織の大抵の仕事は前例があるものだ。すでにあるものを再度創りだすことほど馬鹿な事はない。遠慮無くパクろう。

(6)1分だけやる
重いタスクほどすぐに着手するべき。なぜかというと、人間には認知的不協和というのがあって、着手したものが終わっていないと気持ち悪いと感じる心理があるからだ。だから、解決しようと集中して作業できるように心が動く。重い作業ほど、とにかく1分だけでいいので着手しよう。きっと1分は一時間になっているはずだ。

(7)時間を区切る
たとえば、「象を3秒以内にかけ」といわれたら、誰でも象を表現するために最適かつ短時間で終わる方法を考えだそうとする。時間による制限は人の創造性を引き出すシンプルかつ効率的な方法だ。だから、「イマイチ効率が悪いやり方をしているようだな」と感じるなら、自分がどれだけ時間を区切って作業できているかを見直そう。


●あるある!上司の指示通りに作ったら偉い人が出てきて…

 「2.意思決定者のためにやる」と「4.10分の1くらいの未完成の状態で確認する」は非常によくわかります。上司からちゃぶ台返しが来て困ったことがありました。心当りありまくりです。

 「1.作業よりも目的が大事」も仕事で経験あった気がしますね。「えー、それが目的だったの?」という。先に言ってくれればぁ違うやり方したのにな…と思ったことがあった気がします。その分野に詳しくない人が考えた方法って、まるでトンチンカンなことがありますよね。

 あと、私は最近、もっとブログ投稿にかける時間を少なくしたいと思っていましたので、最後の「7.時間を区切る」はやってみようかなぁと思うところです。


●手を抜かない完璧主義者が良い仕事をする…は嘘だった!

 それから、「3.重要じゃないところは手を抜く」に関しては、仕事の速い人になるにはどこで手を抜くべきか(2013年8月19日(月) PRESIDENT 2013年6月3日号 著者 エリザベス・グレース・ソーンダース=文 ディプロマット=翻訳)という記事を発見したので紹介します。

 記事では、成績トップの営業マンは、おそらく事務作業に他の営業マンの半分足らずの時間しか使っていないだろうとしていました。雑な事務作業は問題があるように思えます。しかし、実際には気にされません。売り上げ数字を大きく伸ばしているためです。

 文法的に不完全な電子メールを送ったり、戦術会議への出席要請を断ったりもしているかもしれません。ただ、結局、結果を出すので上からも評価されるというわけ。不公平なような気もします。

 記事ではさらに、「これにショックを受けて、ひどく不公平だと感じる人は、おそらく学校でもとてもいい成績をとっていた人だろう。学校というのは完璧主義がよしとされるところである」としていました。

 作者自身、6年生から大学卒業まで全教科でAをとり、学生のときは成功し、奨学金と仕事のオファーという見返りをもたらいました。ところが、自分自身のビジネスを始めたときにこのやり方は最適とは言えなくなりました。

 あらゆることでAグレードの成果を出そうとしたら、私の成功が小さく限定されることに気づいたといいます。これはどう考えても時間が足りないってことでしょうね。完璧主義はいらないのだそうです。


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