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理由だけじゃダメ…心理カウンセラーおすすめの「断り方の公式」とは?


2014/7/1:
●ビジネスやメールでの断り方のコツ 上向きの言葉で「前向きに断る」
●「残念でしたね」でなく、良いところ探しで前向きな空気に
●理由だけじゃダメ…心理カウンセラーおすすめの「断り方の公式」とは?
●上司に確認しないとできません!他人のせいにするのは有効?
●曖昧に断った方が良い?それともはっきり断った方が良い?


●ビジネスやメールでの断り方のコツ 上向きの言葉で「前向きに断る」

2014/7/1:「前向きに断る」と言うと、変な感じがするかもしれません。ただ、相手の機嫌を損なわずに断る  PRESIDENT 2012年3月19日号 著者 面澤淳市=文 2014年4月14日(月)という記事で出ていた断り方のコツ2つについて共通点を探してみると、そんな感じだったんですよね。

 浅野塾塾長の浅野ヨシオさんはまず「どんなメールでもそうですが、とりわけ相手の依頼を『断る』ときは冒頭で結論を書くこと」としていました。その上で以下のように説明しています。

「読むほうは結論を早く知りたい。そこに余計なことが書かれていると、わざとらしく姑息な感じがするものです。最後に『断る』という重い事実を突きつけられれば、気持ちがさらに下向きになります」
「『すみません』『申し訳ありません』という後ろ向きの言葉で終わると、気まずい雰囲気が残ってしまいます。相手との関係が今後も続くことを考えると、『どうかお察し願えればうれしいです』などの上向きの言葉で締めくくりたいですね」


●「残念でしたね」でなく、良いところ探しで前向きな空気に

 上記の説明の中での「上向きの言葉で」を、うちでは「前向きに断る」と表現したんですね。一方、次のLINE森川亮社長の話の中ではそのまま「前向き」という言葉が出てきます。

 E森川亮社長のポリシーは「ウソは交えず、事実を書く」ということ。ただ、その事実の書き方として、その事実のいい面を強調するようにと心がけているとしていました。

 例えば、やむをえない事情から、グループで山に行く計画が海に行く計画に変わってしまったという場合の話。山登りを楽しみにしていたメンバーに、予定変更を伝えるときどうするかというケースです。

 このときに「山に行きたかったのに残念でしたね」といった感じで伝えてしまうと後ろ向き。そうではなく「『この時期はやっぱり山よりも海に行くのが楽しいよ』というストーリーを組み立てる。そうやって前向きの空気をつくっていくのが大事だと思います」としていました。


●理由だけじゃダメ…心理カウンセラーおすすめの「断り方の公式」とは?

 これだけでは短いですのでもう一つ…ということで見つけたつい引き受けてしまう人に 角の立たない断り方  :日本経済新聞 2013/12/7付 上田真緒という記事も。心理カウンセラーの塚越友子さんという方のアドバイスであり、専門家ですからこちらの方が良さそうですね。

<塚越さんが勧めるのが「断りの公式」だ。「謝罪または感謝+理由+断り+代替案」を使うとよいという。例えば上司に仕事を頼まれたときは「申し訳ありません(謝罪)。頼んでいただいてありがたいのですが(感謝)、いまは案件AとBを抱えて時間の余裕がありません(理由)。ですから今は引き受けられません(断り)。しかし明日の午後は時間があります。それでいかがでしょうか(代替案)」という具合。代替案を示すことが交渉になる>

 最後は「代替案」ですので、やはり「前向きに断る」でまとめられます。なかなか共通点がありますね。

 なお、「代替案を示すことが交渉になる」というように交渉の一種でもある…となると、説得交渉にテクニックはいらない ブーメラン効果の理解は間違いだったなど、過去の交渉・説得シリーズとも関連するとも考えられそうです。


●上司に確認しないとできません!他人のせいにするのは有効?

 上記の日経新聞の記事は細かいポイントも多く載っていました。ただ、変な理解しちゃうと間違いそうですね。例えば、誰かのせいにするのは有効であるものの、「上司に確認しないとできません」みたいな言い方はダメとされていました。

<自分で制御が難しい外的要因のせいにする>
例えば「お金を貸して」と言う相手に「お金は妻が全部握っていて、僕の自由にならないんだ」と言えば角が立ちにくい。

<「○○しないと、△△できません」という表現は絶対ダメ>
「断る理由が正当でもストレートに否定する言い方は避けよう」とビジネスマナー研修を手がけるマネジメントサポート代表取締役の古谷治子さんは言う。
 例えば「上の者に確認しないと、はっきりしたことは言えません」は「上の者に確認して、ご連絡してもよろしいですか」などと言い換える。「できません」は「いたしかねます」や「できかねます」と言い換えるか「○○ならできます」と代替案を伝えるとよい。


●曖昧に断った方が良い?それともはっきり断った方が良い?

 また、次の2つも誤解を招きそうなもの。「申し訳ありませんが」などの表現を和らげる言葉は使うべきではあるものの、断っているかどうかわからないような曖昧な言い方はダメだとされていました。

<表現を和らげる効果がある「クッション言葉」を使う>
「申し訳ありませんが」「せっかくですが」「勝手を申して恐縮ですが」などの言葉を最初に付ける。

<曖昧な言葉で濁すと誤解につながる>
上司に都合を聞かれて「今のところ空いていますが、予定が入るかもしれません」と言うと「とりあえず大丈夫なんだな」と思われやすい。「また今度、お誘いくださいますか」「今回は残念ですが、次回は是非お供させてください」と断りの表現を入れると良い。

 ポイントがたくさんなのは良いことなのですけど、多すぎると面倒にもなります。全部覚えておかなくても、断りたいと思ったときに都度確かめて、ちょっとずつ身につけていくと良いかもしれません。


【本文中でリンクした投稿】
  ■説得交渉にテクニックはいらない ブーメラン効果の理解は間違いだった

【関連投稿】
  ■説得のコツは相手に反対・否定しないこと、間違いを指摘しないこと
  ■クレーム対応の禁止文句「ですから」「だって」「でも」 援川聡推奨のコツとは?
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  ■交渉のコツ10のポイント 心理学を応用したテクニックで頼み上手に
  ■ビジネス・仕事・就活・経済についての投稿まとめ

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