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仕事を効率よくやるコツ8箇条 納期の確認、即相談、説明責任など


2014/12/3:
●仕事を効率よくやるコツ8箇条 納期の確認、即相談、説明責任など
●新人に仕事の納期を判断させる上司こそ「仕事ができない」
●信頼できるだから任せました…それって要するに丸投げじゃね?
●難しい仕事からやるべきか?簡単な仕事からやるべきか?
●「楽」はむしろしたほうが良い…全部自分で考えるのは無駄


●仕事を効率よくやるコツ8箇条 納期の確認、即相談、説明責任など

2014/12/3:仕事が早い人になるには? 効率よく仕事をこなす7つのコツなど似たような話を何度かやっているんですが、また別のものを見つけたので。

 元ネタの尊敬する上司に教えてもらった、「仕事を任されたら何をすべきか」8箇条 _ Books&Apps(2014年11月6日 安達 裕哉)では、「仕事を任されたらどうするか8箇条」となっていました。ただ、「仕事を効率よくやるコツ8箇条」と見ても良いと思います。(句読点は一部変更)

<仕事を効率よくやるコツ8箇条>
1.納期を確認せよ
2.成果を合意せよ
3.仕事を分割せよ
4.難しい仕事から取り掛かれ
5.行き詰まったら、「即、相談」せよ
6.説明責任を果たせ
7.自分でゼロから考えるな。前例を探せ
8.人への依頼は早めにし、1から7を守らせよ


●新人に仕事の納期を判断させる上司こそ「仕事ができない」

1.納期を確認せよ

 私が新人のときに困ったのが、この納期です。いつまでにやれば良いかわからなかったんですね。また、仕事は多くの場合単独ではなく、並行して複数あります。優先順位の付け方に困りました。納期を確認しておくというのは、大事です。

 ただ、これは逆に言うと、自分が仕事を依頼するときも納期を伝えるということが大事だということでもあります。私が困った…というのは、つまりそういうことができる上司や先輩がほとんどいないためでしょう。身も蓋もないことを言っちゃいますが、世の中のほとんどの人がそういう「仕事ができない人」なんですね。

 …と思いながら最初の方を読んでいたら、このページではちゃんと最後に「8.人への依頼は早めにし、1から7を守らせよ」というのが出てきました。大事ですね。

8.人への依頼は早めにし、1から7を守らせよ


●信頼できるだから任せました…それって要するに丸投げじゃね?

2.成果を合意せよ

 これも到達点を決めておくということで、「1.納期を確認せよ」と似たもの。そして、これまたできる人が少ないんですね。記事では"仕事を任せる側が、成果を明確にしてから依頼をするケースは少ない"としていました。

 "任せる側は、「成果がモヤモヤしていて、考えるのに手間がかかる」から、信頼できる相手にそれを任せるのだ"とも書いていましたが、まあ、悪く言うと「丸投げ」です。

 しかし、この点を「せっかく信頼して任せてくれたんだから!」と曖昧なままにしておくと、後でトラブルになりかねません。そうなると、任された理由であったはずの信頼もなくなります。

 記事では"相手と会話し、本音を引き出し、成果を合意せよ"としていました。非常に面倒なんですが、この点は先にはっきりさせておいた方が良いでしょうね。


3.仕事を分割せよ

 これは仕事が早い人になるには? 効率よく仕事をこなす7つのコツでやった「タスクを小さくする」と同じですので省略。


●難しい仕事からやるべきか?簡単な仕事からやるべきか?

 ここまでは良かったのですけど、その次の「4.難しい仕事から取り掛かれ」が問題。はてなブックマークで異論が多かったのが、ここでした。

4.難しい仕事から取り掛かれ

 「4は逆かなあ。考えるよりさきにすぐ済むようなのは済ましちゃう。別のことやってるときに気づくこともあるしとりあえず着手したから終わらせないとという気にもなる」「難しい仕事はまとまった時間がとれるときに一気呵成に、まずは外堀を埋めるやり方でやってるなあ」などがあります。

 1つ前の「3.仕事を分割せよ」の利点の一つは、大きい仕事を小さい仕事にして、仕事の難易度が下げられることです。簡単な仕事からやるというのも一つの考え方でしょう。わからないでもないです。

 ただ、今回は最初に「1.納期を確認せよ」とありましたので、どうも納期のことが頭にありそうな感じ。そして、納期を左右する仕事はボトルネックとなる「難しい仕事」です。簡単な仕事がいくらできても、難しい仕事で手間取れば納期は守れません。そうすると、やはり難しい仕事を終わらせる目処を立てておくべき…というのは、理解できます。

 そうではない場合もあり、例えば、テストの場合は簡単な問題からやるというのがセオリー。テストは簡単な問題の点数配分が高く、なおかつ少しでも高い得点を稼ぐのが目標ですからね。でも、仕事はそうじゃありません。根幹となる大事な部分ができあがっていなかったら、採点すらしてもらえません。

 この話、仕事が早い人になるには? 効率よく仕事をこなす7つのコツではどうだったっけ?と確認。矛盾ないだろうか?という意味での確認でしたが、特に触れられていませんでした。


●「楽」はむしろしたほうが良い…全部自分で考えるのは無駄

5.行き詰まったら、「即、相談」せよ

 これは特に問題ないでしょう。あまり補足説明が必要なさそうなもの。"中には「絶対に無理」な要求も存在する"ので、やってみて判明したら「即、相談」といった程度でした。

6.説明責任を果たせ

 タイトル見ても意味がわからんかったもの。補足を見ると、"少なくとも1周間に1回は報告せよ。また、丁寧な説明を心がけよ"といった感じです。

7.自分でゼロから考えるな。前例を探せ

 仕事が早い人になるには? 効率よく仕事をこなす7つのコツでいう「5.遠慮無くパクれ」にあたるものでした。<5.行き詰まったら、「即、相談」せよ>とともに、一見良さそうに見える「全部自分で考える」は無駄ですよ…といった感じですね。

 これらは経験則的なものであり、実験研究などの根拠に基づくものではないのですけど、論理的には理解できそうなものでした。「なるほど、よくできている」という8箇条です。


【本文中でリンクした投稿】
  ■仕事が早い人になるには? 効率よく仕事をこなす7つのコツ

【関連投稿】
  ■仕事が早い人の特徴とは? 生産性の高い人が人脈でわかる不思議
  ■成功確率は低くて良い 失敗しない人はチャレンジしない人だから
  ■マネジメント・仕事のコツ モチベーション論、やることリストの考え方
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  ■仕事・ビジネス・就活・経済についての投稿まとめ

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